FAQ Conservation des Données & Suppression
Comprendre vos responsabilités et vos droits
Bases de la Conservation
EncryptInvoice conservera-t-il mes factures pour moi ?
EncryptInvoice conservera-t-il mes factures pour moi ?
EncryptInvoice est une plateforme SaaS, PAS un cabinet comptable. Nous ne sommes PAS légalement obligés de conserver vos documents financiers.
Nous fournissons des fonctionnalités de conservation de données par commodité, mais VOUS êtes légalement responsable de maintenir vos propres documents selon vos lois fiscales et comptables locales (généralement 7 à 10 ans pour les factures).
Nous recommandons fortement :
- Télécharger régulièrement vos documents (hebdomadairement ou mensuellement)
- Les stocker dans un emplacement de sauvegarde sécurisé
- Conserver plusieurs copies (local + cloud)
- Consulter votre comptable sur les exigences de conservation
Rappel : Les périodes de conservation sont offertes comme guidance et fonctionnalités utiles, pas comme une obligation légale de notre part.
Combien de temps dois-je conserver mes documents financiers ?
Combien de temps dois-je conserver mes documents financiers ?
Les exigences de conservation varient selon le pays et le type de document :
| Pays | Factures & Avoirs | Devis |
|---|---|---|
| Belgique | 10 ans | 3 ans |
| Allemagne (GoBD) | 10 ans | 3 ans |
| France | 10 ans | 3 ans |
| Pays-Bas | 7 ans | 3 ans |
| UE par défaut | 7 ans | 3 ans |
⚠️ Ceci est une guidance uniquement, pas un conseil juridique
Les lois locales varient et peuvent changer. Consultez toujours votre comptable ou conseiller fiscal pour comprendre vos exigences spécifiques de conservation.
RGPD & Suppression
Que se passe-t-il si je supprime mon compte ?
Que se passe-t-il si je supprime mon compte ?
Lorsque vous demandez la suppression de compte :
- Nous vérifions si des documents sont sous conservation recommandée :
- Si OUI : Nous affichons des avertissements de conservation et le nombre de documents
- Vous devez télécharger tous les documents et reconnaître votre responsabilité
- Vous devez reconnaître explicitement :
- Vous avez téléchargé tous les documents nécessaires
- Vous acceptez l'entière responsabilité légale de les maintenir
- Vous comprenez qu'EncryptInvoice n'est pas un cabinet comptable
- Vous comprenez que la suppression est permanente
- La suppression est permanente et immédiate :
- Toutes vos données sont supprimées définitivement
- Nous NE POUVONS PAS les récupérer
- Votre reconnaissance est enregistrée pour protection juridique
🚨 Critique : Une fois supprimées, les données NE PEUVENT PAS être récupérées !
Assurez-vous absolument d'avoir téléchargé tout ce dont vous avez besoin avant de procéder.
Puis-je supprimer mes données pendant la période de conservation ?
Puis-je supprimer mes données pendant la période de conservation ?
Oui ! EncryptInvoice respecte pleinement votre droit RGPD Article 17 à l'effacement, même pendant les périodes de conservation recommandées.
Comment ça marche :
- Nous vous avertirons des exigences de conservation
- Nous vous montrerons quels documents sont concernés
- Nous fournirons des options de téléchargement
- Vous devez reconnaître explicitement votre responsabilité
- Nous enregistrerons votre reconnaissance pour la conformité
- Ensuite nous procéderons à la suppression
Important : Les lois fiscales locales peuvent vous obliger à conserver les documents financiers jusqu'à 10 ans. Les supprimer de notre système ne change pas vos obligations légales. Vous devez les télécharger et les conserver vous-même.
Pourquoi dois-je reconnaître ma responsabilité ?
Pourquoi dois-je reconnaître ma responsabilité ?
Cela protège à la fois vous et nous :
Pour Vous :
- C'est un rappel clair que vous devez télécharger vos documents
- Cela vous aide à prendre une décision éclairée
- Cela clarifie vos responsabilités légales
Pour Nous :
- Cela crée un enregistrement juridique clair
- Cela nous protège de la responsabilité si vous rencontrez des problèmes fiscaux plus tard
- Cela démontre la conformité RGPD (respecter vos droits tout en documentant le processus)
Nous enregistrons : Votre adresse IP, l'horodatage, le texte exact de reconnaissance, le statut de conservation au moment, et quels documents ont été supprimés.
Plans de Compte
Quelle est la différence entre Gratuit/Pro et Business/Entreprise pour la conservation ?
Quelle est la différence entre Gratuit/Pro et Business/Entreprise pour la conservation ?
Plans Gratuit & Pro :
- Pas d'Archive-Vault : Aucune garantie d'archivage à long terme
- Stockage au mieux : Nous conservons vos données mais ne garantissons pas des périodes de conservation spécifiques
- Fenêtre d'export de 30 jours : Après annulation, vous avez 30 jours pour télécharger avant suppression
- Votre responsabilité : Vous DEVEZ télécharger et sauvegarder régulièrement
Plans Business & Entreprise :
- Archive-Vault inclus : Garantie de conservation de 10 ans (ou personnalisée pour Entreprise)
- Stockage inviolable : Vérifications d'intégrité et pistes d'audit
- Exports prêts pour l'audit : Checksums de vérification et métadonnées inclus
- Fenêtre d'export de 90 jours : Temps étendu après annulation
- Support de conformité légale : Documentation pour audits réglementaires
Important : Même avec Archive-Vault, vous avez toujours le droit RGPD de demander la suppression à tout moment (avec reconnaissance si pendant conservation).
Meilleures Pratiques
Comment dois-je sauvegarder mes documents financiers ?
Comment dois-je sauvegarder mes documents financiers ?
Stratégie de Sauvegarde Recommandée :
- Exports réguliers : Téléchargez tous les documents hebdomadairement ou mensuellement
- Plusieurs emplacements : Conservez des copies dans au moins 2 endroits différents
- Format à long terme : Utilisez PDF/A-3 pour l'archivage (nous le fournissons)
- Vérifiez les téléchargements : Vérifiez que les fichiers s'ouvrent correctement après téléchargement
- Stockage sécurisé : Utilisez un stockage cloud chiffré ou un stockage physique sécurisé
- Documentez votre processus : Conservez un enregistrement de vos procédures de sauvegarde
Quoi Exporter :
- Toutes les factures (PDF/A-3 + UBL XML)
- Tous les avoirs
- Tous les devis
- Enregistrements de paiement
- Informations clients
- Toutes les pièces jointes (reçus, contrats, etc.)
Astuce : Les plans Business et Entreprise incluent Archive-Vault automatisé, mais nous recommandons toujours vos propres sauvegardes pour plus de sécurité.
Puis-je supprimer des factures individuelles au lieu de tout mon compte ?
Puis-je supprimer des factures individuelles au lieu de tout mon compte ?
Actuellement, la suppression de documents individuels n'est pas disponible pendant les périodes de conservation. Voici pourquoi :
Exigences Fiscales et d'Audit :
- Les autorités fiscales exigent souvent des séquences de factures complètes et ininterrompues
- Les numéros de facture manquants peuvent déclencher des signalements d'audit
- Maintenir l'intégrité des documents est important pour la conformité
Options Alternatives :
- Marquer comme annulée : Vous pouvez annuler des factures individuelles (elles restent dans le système)
- Attendre l'expiration de la conservation : Une fois passée la conservation, la suppression pourrait être possible à l'avenir
- Suppression complète du compte : Supprimez votre compte entier avec reconnaissance
Note : Cette politique vous protège (des problèmes de conformité accidentels) et nous protège (de faciliter des suppressions non conformes).
Technique
Qu'advient-il de mes données dans les sauvegardes après suppression ?
Qu'advient-il de mes données dans les sauvegardes après suppression ?
Lorsque vous demandez la suppression :
Systèmes Primaires (Immédiat) :
- Vos données sont supprimées de notre base de données de production immédiatement
- Tous les fichiers sont retirés du stockage immédiatement
- Vous ne pouvez plus accéder à votre compte
Systèmes de Sauvegarde (Graduel) :
- Plans Gratuit/Pro : Les sauvegardes sont écrasées dans les 30 jours
- Business/Entreprise : Les sauvegardes sont écrasées dans les 90 jours
- Ceci est normal et conforme au RGPD (les sauvegardes sont pour la récupération de catastrophe, pas le stockage actif)
Ce Que Nous Conservons (Exigences Légales) :
- Journaux d'audit : Enregistrement anonymisé qu'une suppression a eu lieu (pas de données personnelles)
- Enregistrement de reconnaissance : Votre reconnaissance explicite pour protection juridique
- Enregistrements de transactions financières : Pour fins comptables/fiscales (7 ans)
Comment télécharger toutes mes données ?
Comment télécharger toutes mes données ?
Vous pouvez exporter toutes vos données via la page RGPD & Confidentialité :
- Allez dans Paramètres → RGPD & Confidentialité
- Cliquez sur "Demander Export de Données"
- L'export est généré immédiatement (ou en quelques minutes pour les grands ensembles de données)
- Cliquez sur "Télécharger Données" pour obtenir votre export
- Cliquez sur "Télécharger Pièces Jointes" pour obtenir tous les fichiers
Ce Qui Est Inclus :
- Export JSON : Format lisible par machine avec toutes vos données
- Exports PDF : Factures, devis, avoirs lisibles par l'homme
- UBL XML : Format standard de facturation électronique
- ZIP de pièces jointes : Tous les fichiers téléchargés (reçus, contrats, etc.)
Astuce : Exportez régulièrement (mensuellement) pour toujours avoir une sauvegarde à jour.
D'autres questions ?
Pour des questions spécifiques sur vos obligations légales, consultez votre comptable ou conseiller fiscal. Pour des questions sur notre plateforme, visitez la page RGPD & Confidentialité dans les paramètres de votre compte.